Solicitud de Préstamo de Auditorio

CONDICIONES GENERALES PARA PRÉSTAMO DEL AUDITORIO

A continuación se detalla lo dispuesto en relación con la reservación y uso del auditorio de la Facultad, ubicado en sótano del Edificio de Ciencias Económicas.

Al final del documento puede descargar el formulario de solicitud, el cual debe ser completado por la unidad y remitido al Decanato de la Facultad para su valoración. El resultado de la solicitud será comunicado a los correos electrónicos incluidos en el formulario.

Cada reservación será publicada en la página de la Facultad, por lo que puede indicar en observaciones la información que desea que aparezca en la misma, así como si desea que se publique la información de contacto para información adicional del evento.

Puede verificar la disponibilidad o efectiva reservación de espacio en la sección de EVENTOS

Para reserva

  • Prioridad de asignación del Auditorio
    • Cursos de Grado y de Posgrado de la Facultad
    • Eventos de las Unidades de la Facultad
    • Eventos de otras dependencias universitarias
  • Las solicitudes de las dependencias universitarias externas a la Facultad, se valorarán con un máximo de un mes de antelación a la fecha del evento, salvo casos muy calificados.
  • Los horarios de reservación del Auditorio son los siguientes:
    • De lunes a viernes en tres bloques: de 8:00 am a 12:00, de 13:00 a 16:50 y de 17:00 a 21:30
    • Los sábados de 7:30 am a 12:00 am.  En las tardes solamente se podrá reservar para aplicación de exámenes o eventos que no requieran del uso de recursos audiovisuales.
  • El evento debe tener una asistencia mayor a 50 personas.
  • En caso cancelación, por favor informar al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., la brevedad posible, con el fin de disponer del espacio para una nueva asignación.

Facilidades

El Departamento de Recursos Tecnológicos (en adelante DRT) de la Facultad, dispone de los siguientes artículos como parte de la reserva del auditorio:

  1. El auditorio cuenta con espacio para 146 personas.
  2. Micrófono en el podio.
  3. Cinco Micrófonos inalámbricos.
  4. Equipo de multimedia.
  5. Computadora fija para presentaciones.
  6. Pantalla interactiva (de requerir capacitación, deberán concretar una cita con el departamento).
  7. Computadora portátil para uso con pantalla interactiva.
  8. Equipo de grabación (debe coordinar con DRT).
  9. Banderas de la Universidad y de Costa Rica.
  10. Vasos de vidrio para mesa principal, la unidad deberá proporcionar agua embotellada, y la respectiva limpieza de los utensilios.

Servicios

  1. La disposición del auditorio en lo referente a protocolo (ubicación de bandera, manteles, mesas, rotulación, entre otros) será de entera responsabilidad de la unidad organizadora del evento.
  2. Las presentaciones de power point y demás recursos (vídeos, audios, enlaces a Internet, entre otras) deberán hacerlos llegar al departamento, como mínimo, con dos días de anticipación. Esto con el fin de realizar las pruebas necesarias y garantizar que no se vaya a tener ningún contratiempo, de tipo técnico, durante el desarrollo de la actividad.
  3. El personal del DRT brindará el soporte técnico requerido.  En caso de que los organizadores deseen la intervención de su personal, deberán coordinar una cita previa para que se les brinde la capacitación pertinente, en la cual se les ofrecerá la inducción para el uso básico de los equipos con la salvedad de que dicha inducción no autoriza a quien se encuentre manipulando los dispositivos a modificar las condiciones de uso preestablecidas.
  4. En caso de que los organizadores deseen utilizar sus propios equipos, deberán de coordinar con el DRT una cita previa para verificar el correcto funcionamiento del equipo.
  5. La unidad usuaria del auditorio será la encargada de la limpieza del mismo y de las áreas utilizadas como parte del evento; y deberá entregarlo en óptimas condiciones de higiene y limpieza.
  6. Una vez finalizada la actividad, es responsabilidad del encargado de la misma o la persona designada como responsable, informarlo en el DRT, para que los compañeros puedan proceder a la revisión y cierre del mismo.

Servicio de catering

  1. Si tiene programado brindar algún tipo de refrigerio a los participantes, deberá solicitar en formulario aparte, el uso de la Plazoleta planta principal, ubicada sobre el auditorio, a fin de no interrumpir el libre tránsito por los pasillos y dar más espacio para la actividad.
  2. Para reservar el espacio, debe llenar el formulario en Solicitud de Áreas Comunes

A continuación ponemos a su disposición el formulario de reservación del auditorio, el cual se puede llenar directamente desde su computador he imprimirlo para ser firmado y enviado al decanato de la Facultad para su evaluación.  El resultado de la solicitud, se estará comunicando al correo electrónico indicado en el formulario.

NO SE ACEPTAN SOLICITUDES LLENADAS A MANO

Debe llenar un formulario por cada día solicitado, debido que las solicitudes son analizadas por día y no por evento.  Es posible que no sea viable facilitar el espacio uno o varios de los días requeridos por su unidad, por lo que se estarán aprobando solamente las solicitudes viables, caso contrario, se rechazará el total de la solicitud.

DECA-006.pdf